Kearsipan Kesbangpol PPU Perlu Dibenahi
Editorialkaltim.com – Pengelolaan kearsipan menjadi salah satu aspek administrasi yang menjadi perhatian Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpol) Kabupaten Penajam Paser Utara (PPU). Hasil penilaian Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menunjukkan masih ada sejumlah aspek pengarsipan di lingkungan Kesbangpol yang perlu ditingkatkan.
Kepala Kesbangpol PPU Andi Singkerru menyebut pihaknya telah menerima hasil penilaian tersebut. Pengelolaan kearsipan di Kesbangpol dinilai belum maksimal sehingga perlu dilakukan pembenahan.
“Kita mendapatkan surat dari kearsipan bahwa hasil nilai yang kita dapatkan itu kurang menggembirakan, sehingga kita harus fair. Kita perlu menyampaikan kepada masyarakat bahwa kearsipan kita memang perlu ditingkatkan,” ujarnya saat diwawancarai, Kamis (17/9/2026).
Menurutnya, kearsipan tidak hanya berkaitan dengan dokumen yang tersimpan di kantor. Sistem pengarsipan juga dibutuhkan untuk memudahkan pencarian data pegawai, surat masuk, serta berbagai dokumen administrasi lainnya ketika diperlukan.
“Ini menyangkut masalah bagaimana memperbaiki dan meningkatkan sebuah kinerja peradministrasian karena ini sangat penting,” ujarnya.
Ia mencontohkan sistem pengarsipan yang ideal dengan penataan dokumen berdasarkan kategori tertentu. Dengan sistem tersebut, petugas dapat menemukan dokumen yang dibutuhkan tanpa harus mencari dari satu tempat ke tempat lain.
“Saya teringat dulu pernah saya dalam satu kantor itu pengarsipannya begitu bagus, mulai dari A-Z jadi dia teratur. Misal nama Amir tinggal cari A di situ, tidak perlu bolak-balik, jadi terstruktur dia buat kita menemukan,” jelasnya.
Ia menilai sistem tersebut dapat menjadi gambaran bagi Kesbangpol dalam membenahi pengarsipan ke depan. Penataan yang baik dinilai dapat membantu pekerjaan internal sekaligus memastikan dokumen administrasi pemerintahan tetap tersedia dan mudah ditelusuri.
“Pengarsipan yang benar-benar memudahkan orang untuk mencari, menemukan. Sedangkan kita nggak begitu pengarsipannya,” lanjutnya.
Andi berharap hasil evaluasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menjadi pemicu bagi Kesbangpol untuk memperbaiki sistem administrasi internal. Menurutnya, pelayanan pemerintah tidak hanya ditujukan kepada masyarakat, tetapi juga mencakup kebutuhan administrasi internal perangkat daerah.
“Layanan itu bukan hanya eksternal, tapi internal juga kita layani, data-data pegawai, persuratan internal, hal-hal yang memang perlu diarsipkan itu harus,” ujarnya.
Pembenahan kearsipan diharapkan memperkuat tertib administrasi di lingkungan Kesbangpol PPU. Hasil evaluasi tersebut menjadi bahan perbaikan untuk meningkatkan pengelolaan dokumen agar lebih terstruktur, mudah ditelusuri, serta mendukung pelayanan administrasi.(ta/ndi)
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari editorialkaltim.com. Follow instagram “editorialkaltim”, caranya klik link https://www.instagram.com/editorialkaltimcom/ untuk mendapatkan informasi terkini lainnya.
