Editorialkaltim.com – Penumpukan dokumen yang sudah habis masa retensinya mulai ditertibkan Sekretariat DPRD Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar). Arsip dengan masa retensi di bawah 10 tahun dimusnahkan guna mengoptimalkan ruang penyimpanan sekaligus memperkuat tata kelola administrasi.
Pemusnahan berlangsung Selasa (15/9/2026) dengan melibatkan sejumlah unsur terkait. Pelaksana Tugas (Plt.) Sekretaris DPRD Kukar Lukman mengikuti langsung kegiatan bersama pejabat struktural dan fungsional di lingkungan Sekretariat DPRD Kukar.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar Ridha Darmawan turut menghadiri kegiatan tersebut. Proses pemusnahan juga disaksikan perwakilan Inspektorat, Bagian Hukum Sekretariat Kabupaten Kukar, Tim Pemusnahan Arsip, serta jajaran pengolah arsip.
Lukman mengatakan, pemusnahan menjadi bagian dari siklus pengelolaan kearsipan. Dokumen yang masa retensinya sudah berakhir perlu ditangani sesuai ketentuan agar tidak terus memenuhi ruang penyimpanan.
“Arsip yang telah habis masa retensinya perlu dimusnahkan sesuai ketentuan agar ruang penyimpanan dapat digunakan secara lebih efektif dan efisien,” ujar Lukman.
Menurut Lukman, penataan arsip juga penting untuk menjaga dokumen yang masih memiliki nilai guna. Dengan berkurangnya dokumen yang tidak lagi diperlukan, pengelolaan record center dapat dilakukan secara lebih optimal.
Langkah tersebut sekaligus mendukung tertib administrasi di lingkungan Sekretariat DPRD Kukar. Pengelolaan dokumen yang teratur dinilai dapat membantu petugas menemukan arsip ketika dibutuhkan untuk menunjang pekerjaan lembaga.
“Pemusnahan ini menjadi komitmen kami menjaga tertib administrasi sekaligus memastikan dokumen yang masih bernilai guna bisa dikelola secara lebih baik,” katanya.
Proses pemusnahan dilaksanakan dengan pengawasan sejumlah pihak terkait. Kehadiran unsur Inspektorat dan Bagian Hukum menjadi bagian dari mekanisme pelaksanaan kegiatan sesuai tata kearsipan yang berlaku.
Sekretariat DPRD Kukar berharap langkah tersebut membuat sistem kearsipan semakin tertata dan rapi. Selain mengurangi penumpukan dokumen, penataan arsip diharapkan mempercepat pencarian data sekaligus menjaga efisiensi ruang penyimpanan dokumen.(ndi)
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari editorialkaltim.com. Follow instagram “editorialkaltim”, caranya klik link https://www.instagram.com/editorialkaltimcom/ untuk mendapatkan informasi terkini lainnya.
